Un documento può esistere ed essere comunque difficile da trovare. Succede quando l’archivio cresce, le cartelle appartengono ad aree diverse e chi cerca ricorda il contenuto, ma non il nome del file.
Nino è l’assistente AI realizzato per Forgest. Lavora sulla conoscenza aziendale collegata agli strumenti già utilizzati, con accessi definiti per area. Il contesto comprende quattro aree operative e un archivio di oltre 100.000 file: un’indicazione della dimensione dell’archivio collegato, non una misura del risparmio ottenuto.
Dalla cartella alla domanda di lavoro
Forgest opera in ambiti diversi, tra cui sicurezza, formazione e medicina del lavoro. Le domande nascono spesso mentre si sta svolgendo un’attività: cercare un documento, ritrovare un’informazione, ricostruire un passaggio precedente.
Il punto di partenza di Nino è questo bisogno. Una persona formula la richiesta nel linguaggio del lavoro; l’assistente cerca nelle fonti a cui è autorizzata ad accedere e collega la risposta al documento da cui arriva l’informazione.
La fonte è parte della risposta. Permette a chi legge di aprire il file, controllare il contesto e decidere se quell’informazione è adatta alla richiesta che sta gestendo.
- Domanda
La persona descrive cosa deve trovare.
- Fonti autorizzate
La ricerca resta nel perimetro assegnato.
- Risposta e riferimento
L’informazione rimanda al documento di origine.
Collegarsi agli strumenti esistenti
Nino è collegato alle cartelle Microsoft 365 con accesso in lettura. Questo consente di usare l’archivio come fonte, mantenendo distinta la consultazione dalla modifica dei documenti.
La distinzione conta. Cercare un file e riscriverlo sono attività diverse, con conseguenze diverse. Il perimetro descritto qui riguarda l’accesso alla conoscenza, non una libertà generale di intervenire sui contenuti aziendali.
Allo stesso modo, un archivio molto grande non garantisce da solo una risposta corretta. La qualità dipende anche da cosa contengono i file, da quanto sono aggiornati e da quanto è precisa la domanda.
Una richiesta, spiegata passo per passo
Esempio illustrativo, non una conversazione reale. Una persona chiede: «Mi serve il documento relativo a questa attività, nella versione da consultare oggi».
Per rendere utile la ricerca servono il contesto dell’attività e un riferimento che aiuti a distinguere documenti simili. Quando la domanda è troppo ampia, chiarire prima il contesto è più utile che restituire un elenco indistinto.
| Passaggio | Cosa serve alla persona |
|---|---|
| Precisare la richiesta | Indicare attività, argomento e contesto disponibile |
| Consultare la risposta | Capire quale informazione è stata trovata |
| Aprire il riferimento | Verificare contenuto, data e pertinenza del documento |
| Usare l’informazione | Assumere la decisione nel proprio ruolo |
Questo esempio descrive il criterio di utilizzo: una risposta orienta il lavoro quando può essere controllata. Non rappresenta una garanzia che ogni file abbia una versione univoca o che ogni richiesta trovi già una risposta.
Ogni area mantiene il proprio perimetro
Le autorizzazioni fanno parte del progetto. Le informazioni riservate a un’area, comprese quelle sanitarie, sono accessibili soltanto alle persone abilitate. La possibilità di scrivere una domanda non equivale al permesso di leggere qualunque documento.
Nino dispone anche di una casella dedicata, funzioni di preparazione delle bozze, promemoria e diario. WhatsApp è uno dei punti di accesso: il lavoro importante avviene nel collegamento tra la richiesta, gli strumenti e la memoria aziendale.
Cosa portare in un progetto simile
Per costruire un assistente sulla propria conoscenza conviene partire da alcune domande ricorrenti e dai documenti che oggi servono a rispondere. Poi si chiariscono proprietario della fonte, aggiornamento e accessi.
Il caso Nino mostra questa direzione progettuale. Non pubblichiamo percentuali di tempo risparmiato o testimonianze di risultato che non siano state misurate e validate.