Una fattura può essere disponibile nel gestionale e richiedere ancora diversi passaggi: capire a quale ordine si riferisce, attribuire un centro di costo, chiarire una differenza e ottenere l’approvazione. L’AI può aiutare a preparare queste verifiche. Il risultato dipende dal collegamento con gli strumenti e dalle regole del processo.
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Prima i dati già strutturati
Quando il documento è disponibile in formato strutturato, conviene usare i campi originali anziché chiedere a un modello di rileggere una rappresentazione visiva. Numero, data, importi e identificativi diventano la base del confronto. Per documenti diversi, l’estrazione può richiedere controlli aggiuntivi.
Il Sistema di Interscambio, il gestionale, il processo di approvazione e la conservazione svolgono funzioni distinte. L’aggiunta di un assistente non sostituisce automaticamente nessuna di queste componenti. La documentazione dell’Agenzia delle Entrate sul servizio di conservazione descrive uno specifico servizio: va distinto dall’archiviazione ordinaria dei file.
Dove intervenire
| Attività | Output utile | Verifica richiesta |
|---|---|---|
| Classificazione | Proposta di centro di costo | Coerenza con regole e progetto |
| Confronto con ordine | Differenze evidenziate | Prezzi, quantità e accordi effettivi |
| Registrazione | Bozza da importare | Validazione amministrativa e fiscale |
| Riconciliazione | Corrispondenze candidate | Pagamenti parziali e casi ambigui |
| Scadenzario | Elenco delle attività da seguire | Termini confermati e responsabilità |
Un caso da provare
Una fattura contiene una voce aggiuntiva rispetto all’ordine. Il sistema riconosce il fornitore, collega i documenti e segnala la differenza. Il referente controlla se esiste un accordo successivo. Se lo trova, lo associa alla pratica; altrimenti richiede un chiarimento.
L’automazione deve mostrare la differenza e la fonte del confronto. Non deve inventare una motivazione, considerare approvata la spesa o avviare un pagamento perché il documento sembra coerente.
Le eccezioni sono parte del progetto
Prepara esempi di note di credito, fatture duplicate, ordini mancanti, pagamenti cumulativi e descrizioni poco chiare. Definisci quando il sistema può proporre una corrispondenza e quando deve fermarsi. Una soglia di affidabilità ha senso solo se verificata sul tipo di documenti effettivamente trattati.
Le valutazioni fiscali restano al professionista competente. Anche un calcolo aritmetico corretto può applicare la regola sbagliata al caso concreto.
Come valutare il pilota
Misura il tempo necessario per completare una pratica, comprese le correzioni. Registra quante proposte sono accettate, quante modificate e quante non risolvibili con i dati disponibili. Controlla separatamente gli errori che il sistema non ha segnalato: sono quelli che un confronto basato solo sulla velocità rischia di nascondere.
La proposta FODI parte da questo perimetro. Connessione al gestionale, formati disponibili, autorizzazioni e servizi di conservazione si verificano prima di promettere un’integrazione. Descrivici il passaggio che rallenta l’amministrazione oppure approfondisci il metodo per la prima automazione.